Ne upravljajte vremenom – vi ste ti kojima trebate upravljati.
Kad bismo morali odabrati rečenicu koju svaki dan izgovorimo, onda bi to sigurno bila: “Imam toliko posla za napraviti ili stvari za uraditi!” Nakon toga obično slijedi ogorčeni gest koji pokazuje da naše vrijeme više nije naše, uz očajničku potrebu za nekim savjetom za upravljanje vremenom. Savjete je da, ne trebamo da upravljamo vremenom!
U našem uzaludnom pokušaju upravljanja vremenom, većina nas koristi jedan ili kombinaciju sljedećih alata: popise obaveza, kalendare i sastanke, ciljeve i prioritete, te pravilo 24 sata. Iako je popise obaveza lako sastaviti i urediti, oni imaju veliki nedostatak: postaju sve duži i duži. I, na kraju dana, bolno saznanje je lista svih obaveza koje nismo uspjeli obaviti danas, a već je vrijeme da zabilježimo sve nove projekte i obaveze koje moramo započeti sutra…
Ako se osjećate pretrpano popisima obaveza, vjerovatno koristite kalendare, to-do liste i remindere za definiranje dana. Nažalost, postoje dva glavna nedostatka ovog pristupa. Prvo, ljudi smatraju da nisu produktivni ako nemaju potpuno popunjen kalendar, što mnoge od nas navodi da ispunimo dane trivijalnim aktivnostima koje nam daju lažni osjećaj postignuća. Drugo, ako ste u korporativnom svijetu, onda odlično znate da možete provesti cijeli dan na sastancima, a da još uvijek niste postigli ili napravili puno.
Pristup upravljanju vremenom prema ciljevima i prioritetima odražava trenutni trend postavljanja dnevnih i sedmičnih ciljeva, a zatim prioritiziranja naših aktivnosti koje nas vode bliže ciljevima koje želimo postići. I na kraju, tu je pravilo od 24 sata. Bez obzira na to koliko ste organizirani i usmjereni ka cilju, uvijek morate imati na umu jednu važnu činjenicu: dan ima samo 24 sata.
To je činjenica koju ne možete promijeniti. Sve dok se fokusirate na upravljanje vremenom, neprestano plivate protiv struje, jer svjesno zanemarujete činjenicu da ne možete imati više od 24 sata u danu. Kao rezultat toga, zanemarujete pravi problem: nije vrijeme to kojim treba upravljati, nego ste to vi. Evo kako.
Kvantitet vs. Kvalitet
Kakva je stereotipna slika uspješnog menadžera u medijima? Osoba koja trči okolo s mobitelom zalijepljenim za uho i hrpom papira u ruci. Nažalost, stalno smo uvjetovani da osjećamo da je zauzetost sinonim za produktivnost – a to je dalje od istine. Ispunjavanje svakog dijela dana zadacima koje treba obaviti ne znači nužno da ćete zadatke i obaviti.
Uradite: Odlučite se za tri zadatka svakog jutra koje morate obaviti sljedeći dan, što će vas približiti onome što želite postići. Nemojte ići u krevet ako niste dovršili ove zadatke.
Nemojte: Posvetiti se više od tri zadatka jer ćete se vjerovatno “izgoriti”. Vaš fokus bi trebao biti na kvalitetu, a ne kvantitetu zadataka.
Hitno vs. Važno
Vratimo se na spomenuti primjer zaposlenog menadžera. Ako je toliko zaposlen, onda mora biti važan, zar ne? Krivo! Hitno i važno nisu isto. Prvi je događaj koji zahtijeva hitnu pažnju; beba koja plače ili kuća u plamenu – stvari su koje treba hitno riješiti. Ovo drugo pridonosi vašim ciljevima i dugoročnije je prirode.
Uradite: Odmah se javite kada dođe do krize na poslu ili kod kuće, a zatim se isključite iz načina rada za gašenje požara nakon što je riješen. Većinu svog vremena trebali biste posvetiti važnim, ali ne hitnim poslovima. Veze spadaju u ovu kategoriju jer su važne, ali nisu hitne (potrebno im je vrijeme da se razviju).
Nemojte: Dopustiti da se prioriteti drugih ljudi upliću u vaš život — ono što je hitno za kolegu ili rođaka nije nužno hitno i za vas.
Efektivnost vs. Efikasnost
Biti efektivan znači da radite nešto što vas približava vašim ciljevima. Nasuprot tome, biti efikasan znači da dobro obavljate zadatak. Taj bi zadatak mogao biti potpuno nevažan pa, koliko god ga dobro obavili, ni na koji način neće biti bolji. Na primjer, možete imati vrlo razrađen način organiziranja, označavanja bojama i kategoriziranja svoje e-pošte, što je sjajno, ali koliko je učinkovit vaš organizacijski sistem ako ne stignete odgovoriti niti na jednu od njih?
Uradite: Zapitajte se: “Jesam li produktivan ili samo aktivan?”
Nemojte: Izjednačavati dužinu vremena potrebnog za izvršenje zadatka s važnošću. Očekujte da ćete 80 posto svojih rezultata postići uz 20 posto truda, pa se zapitajte kojih 20 posto vaših aktivnosti uzrokuje 80 posto vaše frustracije. Odgovor bi vam trebao pomoći da prepoznate svoje neučinkovitosti i otklonite ih.
***
Foto: Canva
