Savjeti za pravilnu organizaciju vlastitog radnog vremena
Organizacija vlastitog radnog vremena, organizacija trajanja i rasporeda rada na dnevnom, sedmičnom, mjesečnom ili godišnjem nivou, važna je kako bi se zdravlje i sigurnost radnika zaštitili od nepovoljnih učinaka predugog radnog vremena, neodgovarajućih pauza, neodgovarajućih dnevnih, sedmičnih i godišnjih odmora, te od nepovoljnih učinaka noćnog ili rada u smjenama, što u konačnici bitno utiče na produktivnosti radnika za ono vrijeme u kojem su obavezni obavljati poslove za poslodavca.
Na ravnotežu privatnog i radnog, odnosno poslovnog života uveliko utiču radni uvjeti, te količina i način organizacije radnog vremena. Duži rad od maksimalno propisanog i nepoštivanje trajanja i rasporeda radnog vremena možda ide u prilog produktivnosti i konkurentnosti poslodavca, ali šteti zdravlju radnika, povećava njegovo nezadovoljstvo, narušava njegovo slobodno vrijeme, a utiče i na društvene odnose. U svakom slučaju, pitanje radnog vremena pitanje je socijalnog dijaloga radnika i poslodavaca pa je prilikom organiziranja radnog vremena potrebno uzeti u obzir sve potencijalne prednosti i nedostatke kako bi se postigla željena efikasnost kojom teže poslodavci i kako bi se doprinijelo dobrobiti radnika u smislu njihove sigurnosti i zaštite zdravlja.
Savjeti za bolju organizaciju vremena i radnog dana
Prije nego krenemo na to kako uštediti vrijeme i dobiti dodatne dragocjene sate u danu moramo se osvrnuti na to kako se vrijeme gubi, kako odlazi na stvari na koje ne bi trebalo odlaziti. Svaki dan trebamo određeno vrijeme potrošiti na obaveze koje nam se baš i ne rade, ali ih moramo raditi, obično to zovemo posao. Također, dio vremena trebamo odvojiti i na odmor, pauzu, ručak, zabavu i sl., na popratne stvari koje su tu da razbiju sumornu poslovnu rutinu na više dijelova i pomognu nam da izguramo dan. Organizacija dana nam pomaže naći kompromis između posla i odmora.
Tajna je u dobroj organizaciji
Od organizacije često zaziremo, čak imamo i predrasude prema njoj ako zamišljamo da ona podrazumijeva pisanje sumornih tablica sa zadacima, prioritetima i vremenom potrebnim za obavljanje. Ovakav plan bio bi grozan. Zamislite samo da imate sve na minutu definirano i onda u nekom trenutku uleti nešto drugo, nešto neplanirano, recimo morate na WC. Brižno ste napravili excel tablicu u kojoj piše da od 11.30 do 11.37h morate odgovoriti na 5 e-mailova, i baš vas u 11.30h uhvati sila na WC. Uhvatit će vas panika jer nećete stići odgovoriti na e- mailove. Organizacija dana koja uzrokuje stres nije dobra organizacija.
Obilježja dobre organizacije vremena
Glavno obilježje organizacije vremena je da ušteda – organizacija štedi vrijeme. Ono što biste bez nje radili 8 sati, uz nju obavite u 6 ili 7 sati. Kako? Tako što ćete iz rasporeda izbaciti aktivnosti na kojima ste dosad gubili vrijeme, recimo Facebook, zezanje, surfanje Internetom bez cilja, pregledavanje fotogalerija i sl. Procesu organizacije treba posvetiti vremena. To nije izgubljeno vrijeme nego naprotiv, u tom vremenu ćete si posložiti stvari za taj dan pa ćete biti na dobitku. Tu ću ispričati jednu meni vrlo zanimljivu priču:
Drvosječa je cijeli dan pilao drva u šumi tupom pilom koja slabo pili. Jako se mučio i trebalo mu je puno vremena za svako drvo. Kada je prolaznik to vidio upitao ga je: Zašto ne staneš i ne naoštriš tu pilu, biti će ti lakše i brže ćeš pilati? Drvosječa je tužno slegnuo ramenima i odgovorio mu: Nemam vremena oštriti, imamo još puno drva za prepilati.
Organizaciju vremena treba raditi ujutro, što ranije. Zašto baš ujutro? Ujutro smo još hladne/mirne glave, popodne nam je nivo stresa obično viši, a za organizaciju je bitno da smo što smireniji jer ćemo tako moći objektivnije odlučiti šta nam je prioritet za danas. Moći ćemo bolje procijeniti koliko toga stignemo obaviti. Ukoliko organizaciju radimo popodne znači da ćemo jutro provesti pomalo srljajući kao guska u magli, a ako ne stignemo do podne napraviti ono što smo naumili uhvatit će nas još i panika pa ćemo biti kao onaj drvosječa koji nema vremena naoštriti pilu pa pila tupom pilom.
Zašto je dobro organizirati si vrijeme?
Možda ćete reći da je odgovor na ovo pitanje jasan, da je svrha napraviti plan kako biste si olakšali posao, kako biste se držali onoga što vam je prioritet za taj dan, kako biste bili efikasni. Jedna od glavnih svrha je zapravo da postanete svjesni kada radite nešto što ne trebate, npr. Provodite vrijeme na Facebooku. Plan aktivnosti je tu zato da možete pogledati na njega i vidjeti da tamo ne piše “Danas ti je zadatak izgubiti 2 sata surfajući po Facebooku”. Kada to vidite lijepo ugasite Facebook i posvetite se nečemu smislenijem što je na planu.
Sadržaj plana aktivnosti
Plan je u suštini popis stvari koje treba odraditi. Postoje dva pristupa tome kako lista aktivnosti treba izgledati, ponekad to može biti jedna natuknica, tema je organizacija vremena, poglavlja: obilježja, svrha, česte greške. Je li bolje napisati samo natuknicu ili dodati i opis – odlučite sami.
Kako treba izgledati plan aktivnosti?
Ovo je individualno. Neko voli pisati, neko voli crtati. Jedna ideja je recimo nabaviti veliku ploču na koju si ujutro napišete šta sve trebate napraviti, a tokom dana to prepravljati jer neke stvari oduzmu više vremena od planiranog, neke obavite brže od planiranog. Neko više voli pisati liste, a neko voli grafove, recimo mentalne mape (eng. mind map). Pomaže ako koristite više boja u pisanju. Važan savjet je, budite fleksibilni u smislu da si dozvolite krive procjene, da se ne ljutite na sebe jer ste si previše toga zadali, a premalo napravili.
Isprobavajte kako biste saznali šta vam najbolje odgovara
Jedan dan si zadajte puno toga za obaviti, drugi dan manje. Probajte razne načine vođenja plana aktivnosti, crtajte, pišite, u šarenim bojama ili u jednoj boji… Želite li zaista postati “gospodar svog vremena” morate isprobavati i učiti na vlastitim greškama.
I ne zaboravite, ne postoji knjiga ili predavanje, ili osoba koja vas može bolje naučiti gospodariti vremenom od vas samih.
Za Inspo
Merdijana Dugonjić, poduzetnica, magistrica nutricionizma i zdravlja na radnom mjestu, te praktičar funkcionalne medicine. Trenutno doktorandica nutricionizma. Članica Hrvatskog društva nutricionista i dijetetičara i društva praktičara dijetetičara funkcionalne medicine u Turskoj.
